OBJETIVO

El objetivo de la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales, (en adelante “Política de Privacidad”), es dar cumplimiento a la Ley Estatutaria No. 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25) y demás normas que rigen la Protección de Datos Personales, o aquellas que las complementen, sustituyan, modifiquen o deroguen y en especial, garantizar el derecho de Hábeas Data de los Titulares de Datos Personales.

ALCANCE

La presente Política de Privacidad es aplicable para Fenomena S.A.S. en calidad de Responsables del Tratamiento y a sus empleados directos e indirectos, como a todas aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes Transmitan o Transfieras Datos Personales de los Titulares que comprenden los Grupos de Interés del Responsable del Tratamiento, cuando estos realicen algún Tratamiento sobre los mismos.

IDENTIFICACIÓN DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

Fenomena SAS

Nit: 900573186-4

Domicilio: Manizales

Dirección: 

Teléfono: +57-6-8813111

Mail: ventas@fenomena.co

PRINCIPIOS RECTORES

Los siguientes, son los Principios Rectores en materia de Protección de Datos Personales, y aplicarán al Tratamiento que realicen el Responsable de Tratamiento, sus empleados y todas aquellas terceras personas naturales o jurídicas a quienes Transmita o Transfiera Datos Personales de los Titulares que comprenden sus Grupos de Interés, cuando estos realicen algún Tratamiento sobre los mismos:

PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento a los Datos Personales se realizará de acuerdo con los requerimientos legales establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.   

PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento de los Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.  

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Quedan exceptuados de este principio los Datos Públicos, los cuales podrán ser objeto de Tratamiento sin que se requiera autorización del Titular, conforme a lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015.

PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.  

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.  

PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.  

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

TRATAMIENTOS A LOS CUALES SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SUS FINALIDADES

Para los efectos de la presente Política de Privacidad, Fenomena SAS, directamente o a través de Encargados del Tratamiento, podrá recolectar, almacenar, usar, circular, actualizar, suprimir o realizar cualquier otro tipo de Tratamiento sobre los Datos Personales de sus Grupos de Interés, ajustándose en todo momento a lo dispuesto por las normas vigentes

FINALIDADES GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

• Cumplimiento a las obligaciones derivadas de los contratos suscritos entre el Responsable del Tratamiento y los Titulares, o con los contratantes o empleadores de estos.
• Otorgar garantía sobre los productos adquiridos cuando ello proceda y cualquier servicio post venta que se considere necesario
• Atención de PQR’s
• Para la emisión de facturas de venta de productos, bienes y servicios
• Gestión de cobros y pagos
• Realizar acciones de inteligencia de negocios o investigación de mercados incluyendo Elaboración y materialización de encuestas y entrevistas. 
• Fidelización de clientes:
• Crear ofertas a la medida del cliente y de sus necesidades e invitarlo a participar en eventos especiales de su interés
• Remitir al cliente publicidad sobre los productos, bienes y servicios de Fenomena SAS
• Para la ejecución de pedidos, pagos en línea y entrega de información sobre guías de envió.
• Reportes a autoridades administrativas y judiciales competentes.
• Atención de requerimientos realizados por autoridades administrativas y judiciales competentes.
• Para corresponder a contravenciones de tipo jurídico
• Transmisión y Transferencia de datos de contacto a los Encargados del Tratamiento, Contratistas y Proveedores, otros Clientes y/o Aliados estratégicos, para que Traten los Datos Personales del Titular, para los fines indicados en la presente Política de Privacidad.
• Evaluación de la calidad de los bienes y/o servicios prestados por el Responsable del Tratamiento.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ASPIRANTES, EMPLEADOS DIRECTOS E INDIRECTOS, ACTIVOS E INACTIVOS Y SUS FAMILIAS

• Recolección de hojas de vida directamente del Titular o de terceras personas naturales o jurídicas que las remitan, bien sea de manera independiente, o por Encargo del Responsable del Tratamiento.
• Gestión y promoción de empleo, desarrollo del proceso de selección, análisis de hojas de vida, validación de referencias laborales y/o personales, entrevistas y pruebas médicas, grafológica, psicotécnicas y de competencias que se requieran.
• Conservación de hojas de vida y resultados de los procesos de selección para futuros procesos de vinculación de personal y/o por cumplimiento de norma legal vigente.
• Vinculación laboral, suscripción de contratos laborales y/o de prestación de servicios.
• Proceso de inducción.
• Proceso de carnetización.
• Control de renovación del contrato.
• Control de ingreso y horario mediante marcaciones de huella.
• Programación de trabajo y asignación de funciones, roles y perfiles asociados al cargo desempeñado.
• Registro de información de empleados directos e indirectos, activos e inactivos, pensionados y de sus familias, para el desarrollo de las actividades de afiliación y pago de seguridad social y parafiscales, nómina, primas y bonificaciones, vacaciones, reconocimiento de derechos pensionales y liquidaciones.
• Actividades de clima, cultura organizacional y bienestar de los empleados directos e indirectos y sus familias.
• Gestión de permisos, licencias y autorizaciones.
• Gestión de sanciones, amonestaciones, llamadas de atención, descargos y despidos con o sin justa causa.
• Registro del historial disciplinario.
• Cumplimiento de obligaciones del Responsable del Tratamiento, en virtud de las normas legales vigentes.
• Capacitación y formación al personal directo e indirecto.
• Evaluaciones de competencias y desempeño.
• Descuentos al salario permitidos en normas vigentes y práctica y registro de embargos por requerimiento de autoridad competente.
• Entrega de dotación.
• Revisión de documentos para retiro de cesantías.
• Contratación con terceros de servicios que beneficien a los empleados directos e indirectos y sus familias.
• Cumplimiento de las normas vigentes en temas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente, entre otras, recopilación y análisis de Información de salud y perfil socio demográfico de los empleados directos e indirectos, activos e inactivos, investigación e indicadores de ausentismo y accidentalidad, evaluaciones médicas ocupacionales, seguridad vial, control sanitario, programas de promoción y prevención, reporte e investigación epidemiológica y de incidentes y accidentes de trabajo.
• Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros, en caso de traslado por parte de los empleados directos e indirectos.
• Suministro de información a Contratistas y Proveedores, para la ejecución de los contratos suscritos entre estos y el Responsable del Tratamiento.
• Creación y control de acceso y modificación de documentos almacenados en carpetas compartidas.
• Trámite de incapacidades o licencias ante las entidades que corresponda.
• Identificación y seguimiento de ingresos y egresos de personal, nómina y ascensos.
• Publicidad propia y/o de aliados estratégicos en cualquier medio de comunicación así como publicación de contenidos editoriales, blogs o informes de gestión y/o sostenibilidad, entre otros, que contengan información personal del Titular incluyendo fotografías en la que aparezca el mismo, con la indicación del cargo que desempeña y su nombre, o el parentesco con algún colaborador de la organización.
• Transferencia de comprobante de pago de aportes al sistema de seguridad social y parafiscales y constancia de capacitaciones realizadas a los colaboradores, remitida a los Contratantes del Responsable del Tratamiento, cuando se requiera para el pago de bienes y/o servicios prestados por éste último en calidad de Contratista y/o Proveedor.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES, USUARIOS Y/O DISTRIBUIDORES Y SUS COLABORADORES

• Información de empleados del cliente, usuario y/o distribuidor.
• Análisis de comportamiento y segmentación del mercado.
• Ofrecimiento de bienes y/o servicios del Responsable del Tratamiento y/o de sus aliados estratégicos.
• Estudios estadísticos de comportamiento de riesgo crediticio. 
• Aprobación y renovación de cupo de crédito.
• Información patrimonial propia y de socios o accionistas, para respaldo o garantía del pago del crédito.
• Consultas y reportes positivos y negativos de información comercial, financiera y crediticia a Operadores o Administradoras de Bases de Datos, Entidades Financieras y Crediticias, Agencias de Información Comercial  y Centrales de Riesgo legalmente establecidas.
• Suscripción y ejecución de contratos.
• Transporte de mercancía.
• Control de inventarios.
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
• Gestión de facturación.
• Gestión de recuperación de cartera mediante el cobro persuasivo, extrajudicial y/o judicial.
• Identificación de deudores y codeudores.
• Gestión de clientes.
• Gestión de amonestaciones,  sanciones, llamados de atención y exclusiones, de conformidad con lo establecido en los contratos.
• Fidelización de clientes.
• Histórico de relaciones comerciales.
• Publicidad, trade marketing, encuetas de opinión, prospección comercial, venta a distancia, comercio electrónico 
• Transmisión y Transferencia de datos de contacto a los Encargados del Tratamiento, Contratistas y Proveedores, otros Clientes y/o Aliados estratégicos, para que Traten los Datos Personales del Titular, para los fines indicados en la presente Política de Privacidad.
• Evaluación de la calidad de los bienes y/o servicios prestados por el Responsable del Tratamiento.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS Y SUS COLABORADORES

• Información de empleados del contratista y/o proveedor.
• Solicitud, recolección y análisis de cotizaciones y/u ofertas.
• Invitaciones a participar en procesos de contratación.
• Desarrollo de procesos de contratación.
• Solicitud de referencias y certificados de terceros.
• Adjudicación de contratos, contratación directa y/o emisión de órdenes de compra y/o de servicios, para la adquisición de bienes y/o servicios.
• Administración de contratos.
• Control de inventarios.
• Capacitaciones, en caso de requerirse para la ejecución del contrato.
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
• Gestión de pago.
• Evaluación de los Contratistas y Proveedores.
• Llamadas de atención, sanciones o exclusiones.
• Control de horarios, en caso de contratar servicios o labores con horarios definidos contractualmente.
• Consultas técnicas de productos ofrecidos por proveedores.
• Contacto con los Proveedores y Contratistas o sus colaboradores, para el desarrollo de los contratos suscritos u órdenes de servicio y/o compra emitidas.
• Verificación de cumplimiento de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros.
• Verificación de referencias.
• Verificación del pago de salarios y prestaciones sociales de los Contratistas y Proveedores y de sus colaboradores.
• Verificación de cumplimiento de normas de salud y seguridad en el trabajo y medio ambiente – SSTA y/o de aquellas que las complementen, modifiquen, sustituyan o deroguen.
• Verificación de cumplimiento de las normas que rigen la Protección de Datos Personales, y/o de aquellas que las complementen, modifiquen, sustituyan o deroguen.
• Programación de actividades técnicas y confirmación de ejecución de actividades.
• Gestión de reclamaciones de calidad de los productos o servicios.
• Gestión de facturación en caso de pérdidas o desviaciones en los contratos. 
• Histórico de relaciones comerciales.
• Publicidad propia en cualquier medio de comunicación.
• Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros, en caso de traslado por parte de contratistas y proveedores y/o sus colaboradores, cuando se estipule esta obligación en los contratos a cargo del Responsable del Tratamiento.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ACCIONISTAS

• Convocatoria a asambleas.
• Envío de información relacionada con las actividades propias del Responsable del Tratamiento.
• Garantizar el efectivo ejercicio de los derechos de los accionistas.
• Pago de dividendos o utilidades.
• Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros.
• Contratación con terceros de servicios que beneficien a los accionistas.
• Invitación a eventos.
• Transmisión y Transferencia de información para solicitudes de créditos y/o emisión de pólizas.

FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA

• Elección de miembros principales y suplentes.
• Envío de información relacionada con las actividades propias del Responsable del Tratamiento.
• Convocatoria a Junta Directiva.
• Pago de honorarios.
• Capacitaciones
• Invitación a eventos.
• Reservas hoteleras, tiquetes aéreos o terrestres, entrega de vales de gasolina y peajes, viáticos y solicitud de vehículos, entre otros.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Son derechos de los Titulares de Datos Personales, los siguientes:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.  
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus datos personales.  
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la constitución.  
• Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.   

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS

Los Titulares o aquellas personas que se encuentren legitimadas por normas vigentes, pueden presentar Peticiones, Consultas y Reclamos a través de los siguientes canales, establecidos por el Responsable del Tratamiento para la atención de PQR’s:

Correo electrónico

Ventas@fenomena.co

La compañía dará respuesta al titular que realiza la petición dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012

La consulta será atendida en un término máximo de (10) días hábiles contados a partir de la fecha del recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las siguientes, son las personas facultadas para presentar PQR´s, conforme a lo dispuesto por el artículo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015:

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
• Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Por estipulación a favor de otro o para otro, siempre que medie la aceptación por parte del Titular, de lo cual, se deberá presentar constancia en la solicitud.

Los derechos de los Niños, Niñas o Adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Las consultas y reclamos serán resueltos dentro de los términos establecidos en las Leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, o aquellas que las sustituyan, modifiquen o deroguen. 

VIGENCIA

La Presente Política de Privacidad regirá a partir del 01 de junio de 2018.

Las Bases de Datos sujetas a Tratamiento por parte del Responsable del Tratamiento, estarán vigentes mientras subsistan las finalidades para las cuales se recolectaron los datos y/o el término que establezca la ley.

El Responsable del Tratamiento se reserva el derecho de modificar en cualquier momento la presente Política de Privacidad. En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de la misma, en relación con la identificación del Responsable del Tratamiento y a la finalidad del Tratamiento de los Datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la Autorización, el Responsable del Tratamiento comunicará estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas y requerirá una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.